是指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下行文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

是指将归档文件在全部文件中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的活动。

将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干类别和层次，构成逻辑清楚、密切联系的文件系统的活动。

是指类别与条款经过系统排列后，依次给予每一类别和条款的顺序号。

又称案卷条目、归卷条目。它是机构预先编制的文件归卷的条目。

是机关文书和档案部门针对本机关工作活动的实际情况预先制定的归档文件分类的方案。

归档文件的处理结果是，组成的文件系统必须要便于文件的安全保管，便于为现行机关以及今后的科学研究提供经济高效的利用服务。

指立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点，维护文件之间的有机联系。