是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

是指文书工作人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

是指根据承办时限的要求，及时地对那些必须办理答复的文件承办的情况时行督促和检查。

是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

是指单位或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各位领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

组成收文办理这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。