按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。

索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。